Una carta formal de la empresa es un documento escrito que se envía a un cliente, proveedor, colaborador, autoridad gubernamental, etc., con el objetivo de establecer una comunicación oficial. Estas cartas tienen una estructura fija y han de estar redactadas en un lenguaje formal para que reflejen la imagen profesional de la empresa.
Es importante que la carta formal contenga los datos generales de la empresa, como la identificación de la misma, el nombre y cargo del remitente, el destinatario y el motivo de la carta.
A continuación se presentan varios ejemplos de cartas formales de empresas con los que podrás guiarte para redactar la tuya.
Ejemplo 1: Carta de presentación de una nueva empresa
Esta carta se suele enviar al momento de abrir una nueva empresa para dar a conocer sus productos y servicios. Esta es la estructura que hay que seguir:
De:
Nombre de la empresa, dirección, teléfonos, correo electrónico, etc.
Para:
Nombre de la persona a la que se dirige la carta o nombre de la empresa.
Asunto:
Presentación de la empresa.
Contenido:
Se presenta la empresa, se detalla la localización, los productos y servicios que ofrece, se mencionan los valores y el compromiso con el cliente, se explica el objetivo de la empresa y el motivo de la carta.
Cierre:
Se agradece la atención prestada y se invita a contactar en caso de tener alguna duda.
Ejemplo 2: Carta de reclamación
Esta carta se envía cuando un cliente está insatisfecho con los productos o servicios recibidos. Esta es la estructura que hay que seguir:
De:
Nombre de la empresa, dirección, teléfonos, correo electrónico, etc.
Para:
Nombre de la persona a la que se dirige la carta o nombre de la empresa.
Asunto:
Reclamación por productos o servicios.
Contenido:
Se menciona el motivo de la reclamación, se detallan los productos o servicios afectados, se expone el problema y sus consecuencias, se presentan las pruebas que se tienen para avalar la reclamación, se indican los hechos y se solicita una solución.
Cierre:
Se agradece la atención prestada y se espera una respuesta pronta.
Como se ha visto, hay muchos tipos de cartas formales de empresas. El hecho de redactarlas bien y en un lenguaje formal es muy importante para reflejar la seriedad y profesionalidad de la organización.
Amane Dean