Ejemplo De Procedimiento De Compras De Una Empresa

Los procedimientos de compras de una empresa son un conjunto de normas y reglas establecidas por la misma para la adquisición de productos y servicios. Estas reglas se crean para garantizar que todas las compras se realicen de acuerdo a la ley y con los mejores precios. Estos procedimientos también ayudan a los compradores a identificar rápidamente los proveedores adecuados, así como a evaluar los precios de los bienes y servicios.

En la mayoría de las empresas, los procedimientos de compras se dividen en tres etapas principales: la solicitud de compra, la evaluación de los proveedores y la adjudicación de la compra.

Solicitud de Compra

La primera etapa en el proceso de compras es la solicitud de compra. Esta etapa comienza cuando un comprador solicita un producto o servicio de un proveedor. El comprador debe completar un formulario de solicitud de compra con información detallada sobre lo que necesita. Esta información incluye el nombre del producto o servicio, la cantidad necesaria, los detalles del producto, el plazo de entrega deseado y el presupuesto. Una vez que se ha completado el formulario, se envía al departamento de compras para su revisión.

Evaluación de Proveedores

Una vez que el departamento de compras ha recibido la solicitud de compra, evaluará los proveedores potenciales para determinar cuál es el mejor para satisfacer la solicitud. Esto implica comparar los precios, la calidad y el servicio al cliente. El departamento de compras también revisará los antecedentes de los proveedores para asegurarse de que cumplan con todas las normas y regulaciones establecidas por la empresa. Una vez que se hayan evaluado todos los proveedores, el departamento de compras presentará un informe al comprador con la información relevante para ayudarlo a tomar una decisión.

Adjudicación de Compra

Una vez que el comprador haya decidido a qué proveedor adjudicar la compra, el departamento de compras emitirá una orden de compra al proveedor. Esta orden de compra contiene toda la información relevante, como el precio, el plazo de entrega, la cantidad solicitada y los detalles del producto. Una vez que el proveedor ha recibido la orden de compra, debe confirmar su recepción y notificar al comprador cuándo puede esperar recibir el producto o servicio solicitado.

Por lo tanto, el ejemplo de procedimiento de compras de una empresa se compone de tres etapas principales: solicitud de compra, evaluación de proveedores y adjudicación de compra. Estas etapas se deben seguir estrictamente para garantizar que todas las compras se realicen de acuerdo a la ley y con los mejores precios. La empresa también debe establecer un proceso para evaluar los proveedores y asegurarse de que cumplan con todas las regulaciones establecidas. Esto ayudará a los compradores a identificar rápidamente los proveedores adecuados y a evaluar los precios de los bienes y servicios.

Ejemplos Prácticos

Ejemplo 1: Proceso de Compra para una Empresa de Construcción

Supongamos que una empresa de construcción necesita comprar materiales de construcción como ladrillos, cemento, arena y grava. Primero, el comprador debe completar una solicitud de compra con información sobre los materiales que necesita. Esta información incluirá el nombre de los materiales, la cantidad necesaria, los detalles del producto, el plazo de entrega deseado y el presupuesto. Una vez que se haya completado el formulario, se enviará al departamento de compras para su revisión.

A continuación, el departamento de compras evaluará los proveedores potenciales para determinar cuál es el mejor para satisfacer la solicitud. Esto implica comparar los precios, la calidad y el servicio al cliente. El departamento de compras también revisará los antecedentes de los proveedores para asegurarse de que cumplan con todas las normas y regulaciones establecidas por la empresa. Una vez que se hayan evaluado todos los proveedores, el departamento de compras presentará un informe al comprador con la información relevante para ayudarlo a tomar una decisión.

Una vez que el comprador haya decidido a qué proveedor adjudicar la compra, el departamento de compras emitirá una orden de compra al proveedor. Esta orden de compra contiene toda la información relevante, como el precio, el plazo de entrega, la cantidad solicitada y los detalles del producto. Una vez que el proveedor haya recibido la orden de compra, debe confirmar su recepción y notificar al comprador cuándo puede esperar recibir los materiales de construcción.

Ejemplo 2: Proceso de Compra para una Empresa de Servicios

Supongamos que una empresa de servicios necesita contratar a un proveedor de servicios de TI. Primero, el comprador debe completar una solicitud de compra con información sobre los servicios que necesita. Esta información incluirá el nombre de los servicios, el plazo de entrega deseado, el presupuesto y los detalles del servicio. Una vez que se haya completado el formulario, se enviará al departamento de compras para su revisión.

A continuación, el departamento de compras evaluará los proveedores potenciales para determinar cuál es el mejor para satisfacer la solicitud. Esto implica comparar los precios, la calidad y el servicio al cliente. El departamento de compras también revisará los antecedentes de los proveedores para asegurarse de que cumplan con todas las normas y regulaciones establecidas por la empresa. Una vez que se hayan evaluado todos los proveedores, el departamento de compras presentará un informe al comprador con la información relevante para ayudarlo a tomar una decisión.

Una vez que el comprador haya decidido a qué proveedor adjudicar la compra, el departamento de compras emitirá una orden de compra al proveedor. Esta orden de compra contiene toda la información relevante, como el precio, el plazo de entrega, los detalles del servicio y la cantidad solicitada. Una vez que el proveedor haya recibido la orden de compra, debe confirmar su recepción y notificar al comprador cuándo puede esperar recibir los servicios de TI.