La valoración documental es una parte integral del proceso de disposición final de los documentos. Esto significa que, antes de que los documentos puedan ser destruidos de manera segura y según lo establecido por la ley, se les debe asignar un valor para determinar si se deben mantener o no. Esto se aplica a una variedad de documentos, desde documentos legales y de contabilidad hasta documentos de correo electrónico y de redes sociales. La valoración documental no solo se aplica a los documentos que se van a eliminar, sino que también se utiliza para determinar la retención de aquellos que se deben mantener. Los siguientes son algunos ejemplos de valoración documental y disposición final de los documentos.
1. Documentos legales y de contabilidad
Los documentos legales y de contabilidad son documentos críticos para las organizaciones. Estos documentos contienen información importante para el cumplimiento de la ley, la administración de la empresa, la preparación de informes financieros y la toma de decisiones comerciales. Estos documentos deben mantenerse durante un período de tiempo definido, generalmente según lo establecido por la ley. Después de que el período de retención se haya completado, los documentos deben ser destruidos de manera segura. La valoración documental es un paso clave en este proceso para asegurarse de que los documentos se destruyen de manera segura y según lo establecido por la ley.
2. Documentos de correo electrónico y de redes sociales
Los documentos de correo electrónico y de redes sociales también son documentos críticos para las organizaciones. Estos documentos contienen información importante para el cumplimiento de la ley, la administración de la empresa y la toma de decisiones comerciales. Estos documentos deben mantenerse durante un período de tiempo definido, generalmente según lo establecido por la ley. Después de que el período de retención se haya completado, los documentos deben ser destruidos de manera segura. La valoración documental es un paso clave en este proceso para asegurarse de que los documentos se destruyen de manera segura y según lo establecido por la ley.
3. Documentos de facturación
Los documentos de facturación son documentos importantes para cualquier empresa. Estos documentos contienen información sobre los productos o servicios comprados, los precios, los impuestos, las condiciones de pago, las fechas de vencimiento, etc. Estos documentos deben mantenerse durante un período de tiempo definido para fines de auditoría, fiscalización y control de calidad. Después de que el período de retención se haya completado, los documentos deben ser destruidos de manera segura. La valoración documental es un paso clave en este proceso para asegurarse de que los documentos se destruyen de manera segura y según lo establecido por la ley.
4. Documentos de riesgo y cumplimiento
Los documentos de riesgo y cumplimiento son documentos importantes para cualquier empresa. Estos documentos contienen información sobre los riesgos a los que está expuesta la empresa y sobre cómo pueden ser gestionados. Estos documentos deben mantenerse durante un período de tiempo definido para fines de auditoría, fiscalización y control de calidad. Después de que el período de retención se haya completado, los documentos deben ser destruidos de manera segura. La valoración documental es un paso clave en este proceso para asegurarse de que los documentos se destruyen de manera segura y según lo establecido por la ley.
5. Documentos de auditoría y cumplimiento
Los documentos de auditoría y cumplimiento son documentos importantes para cualquier empresa. Estos documentos contienen información sobre los procesos y procedimientos de auditoría y cumplimiento de la empresa. Estos documentos deben mantenerse durante un período de tiempo definido para fines de auditoría, fiscalización y control de calidad. Después de que el período de retención se haya completado, los documentos deben ser destruidos de manera segura. La valoración documental es un paso clave en este proceso para asegurarse de que los documentos se destruyen de manera segura y según lo establecido por la ley.
6. Documentos de seguridad y cumplimiento
Los documentos de seguridad y cumplimiento son documentos importantes para cualquier empresa. Estos documentos contienen información sobre los procedimientos de seguridad de la empresa y los requisitos de cumplimiento. Estos documentos deben mantenerse durante un período de tiempo definido para fines de auditoría, fiscalización y control de calidad. Después de que el período de retención se haya completado, los documentos deben ser destruidos de manera segura. La valoración documental es un paso clave en este proceso para asegurarse de que los documentos se destruyen de manera segura y según lo establecido por la ley.
Como se puede ver, la valoración documental y la disposición final de los documentos son una parte importante de la gestión de documentos de cualquier organización. Estos procesos ayudan a asegurar que los documentos se mantengan durante el tiempo requerido, se eliminen de manera segura y se cumplan los requisitos legales y regulatorios. Estos ejemplos muestran algunas de las formas en que la valoración documental y la disposición final de los documentos pueden ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y regulatorios.
Raok Naman
Sahnes Meina